Antes de falar sobre controle de ponto em nuvem vamos recordar que a tecnologia é uma palavra que já não assusta mais as pessoas como em décadas atrás, quando laptops e softwares ganharam espaços das máquinas de escrever, calculadoras e telefones fixos. Mas ainda causa alguma confusão quando o assunto é tecnologia para controle de ponto dos funcionários.
Apesar de existirem tecnologias e modos mais avançados para a coleta dos registros e tratamento das informações sobre a jornada de trabalho, muitas empresas ainda mantêm modelos antigos e obsoletos, que variam desde o registro em papel das horas trabalhadas até relógios de ponto cartográfico.
As razões para permanecerem nesses modelos são diversas, como o simples receio de migração dos processos, custos de implementação, desconhecimento das alternativas disponíveis ou, apenas por seguirem a velha expressão “se está funcionando, não mexa”, mas se esquecem de que, quando se trata de tecnologia, especialmente com software em nuvem, as coisas funcionam de maneira diferente.
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O ponto de partida
A popularização de software em nuvem para vários tipos de gestão, como por exemplo, administração, projeto e logística, otimizou os processos e gerou redução de custos. No caso da gestão de tempo e de pessoas, os profissionais do RH ainda se deparam com questões relacionadas ao hardware, ou seja, o relógio de ponto eletrônico, com base na portaria 1.510, já revogada.
Como ainda há inúmeras ofertas de software vinculado ao relógio de ponto eletrônico, a busca por fornecedores pode gerar dúvidas, principalmente, quando a empresa pretende migrar para software em nuvem para realizar uma gestão de ponto alternativa, conforme a também revogada portaria 373, que iniciou uma flexibilização dos modos para coleta, até chegar à atual portaria 671, mais ampla e consolidada.
Nesse período de mudanças nas portarias, uma nova geração de profissionais de recursos humanos se movimentou rapidamente, acompanhando a evolução dos processos, tecnologias e leis trabalhistas. Esses gestores de RH buscam uma tecnologia para controle de ponto que permita focar no objetivo final: a otimização dos processos e redução dos custos operacionais da empresa.
Para sanar as dúvidas e trazer informações extras sobre esse assunto, a iFractal, pioneira no Brasil com desenvolvimento de software em nuvem para controle de ponto, elaborou 15 questões fundamentais que podem ajudar os gestores de RH nos primeiros passos para uma migração de processos ou para reavaliar seus processos atuais sobre tecnologia para controle de ponto.
1. Tecnologia de software em nuvem
O software em nuvem, chamado também de Cloud Computing, fica alocado em servidores externos, ao invés de instalado localmente. Ou seja, diferentemente do antigo DVD – que dependia de versão de instalação para sistemas operacionais, como Windows e Mac, com o pagamento de licenças de uso e atualizações demoradas – o software em nuvem é oferecido como serviço.
Conhecido como SaaS, sigla para Software as a Service, o software em nuvem pode ser acessado em qualquer sistema operacional, através de qualquer navegador, de qualquer lugar do mundo, em qualquer dispositivo conectado à internet, como desktop, laptop, celular ou tablet. Alguns exemplos de software oferecidos como serviço são: Netflix, Linkedin, Gmail, Facebook, Spotify, dentre outros.
2. Importância da segurança da informação
A segurança da informação é a essência do modelo de computação em nuvem e o principal alicerce da tecnologia para controle de ponto. As empresas detentoras dessa política garantem o alto nível de privacidade dos dados do cliente, com auditoria regular do site onde as soluções estão alocadas.
À medida em que as empresas passam a transitar seus dados pelas nuvens, a segurança com criptografia, entre outros recursos, torna-se o fator-chave para o sucesso do modelo de nuvem. Vale ressaltar que as empresas de software que nasceram na geração nuvem detém uma experiência especial para lidar com a evolução das tecnologias de segurança, mas é importante saber se a empresa desenvolvedora do software está sempre atualizada nesse quesito, como, por exemplo, se possui a certificação ISO 27001.
3. Aprisionamento tecnológico
O aprisionamento tecnológico é uma prática comum, utilizada por grande parte dos fornecedores que oferecem o hardware e software juntos.
No caso de controle de ponto eletrônico, o aprisionamento tecnológico acontece quando o software para coleta dos registros se comunica apenas com o relógio de ponto do próprio fabricante, ou seja, tirando a liberdade de escolha do cliente por outro sistema mais avançado e completo.
Essa prática vem diminuindo ao longo dos anos, especialmente com a consolidação do modelo de software em nuvem, que impulsiona essas empresas a se abrirem para o mercado, junto dos movimentos por uma economia compartilhada, sustentável e amigável, os quais ganham cada vez mais espaço nas relações comerciais.
Por isso, na busca por fornecedores de relógio de ponto eletrônico, por exemplo, é fundamental observar se há risco de aprisionamento tecnológico que possa prejudicar as operações de sua empresa no futuro com o impedimento da escolha de outros fornecedores de tecnologia para controle de ponto em nuvem.
4. Fique de olho na contratação do serviço
Embora a isenção de taxas de cancelamento de serviço tenha nascido no modelo de software em nuvem, muitas empresas que não são dessa geração tentam trazer o modelo antigo nos contratos para o modelo SaaS. Nesse caso, o que ocorre na prática é o uso de cláusulas que amarram o cliente a um período mínimo de uso do produto ou serviço como, por exemplo, por 12 meses, antes que possam solicitar a rescisão contratual sem que haja multas ou taxas.
Antes, por falta de concorrência e alinhamento do modus operandi dessas empresas, o consumidor estava de mãos atadas. Hoje, em muitas situações, o jogo está mais equilibrado, de modo que, quem opta por ficar preso a um contrato, o faz por falta de informação e transparência do fornecedor.
Os contratos online de serviços em nuvem permitem ao cliente realizar o cancelamento a qualquer momento, sem multas, taxas ou qualquer tipo de ônus. Essa forma de reger um acordo é comum em serviços, como por exemplo, Netflix, Spotify e, no caso de tecnologia para controle de ponto, o ifPonto. A relação deve sempre ser simples, ou seja, o cliente usa o serviço, cancela e volta a assinar quando quiser, sem aborrecimento.
5. Suporte técnico para software em nuvem
A principal vantagem do suporte técnico com tecnologia para controle de ponto em nuvem é a otimização do tempo, uma vez que não se faz necessário o agendamento da visita de um técnico, ou seja, tudo pode ser analisado e resolvido remotamente, geralmente em poucos minutos.
O atendimento também tem evoluído nos próprios canais de contato, seja por URA, Chatbot ou WhatsApp, onde tudo pode ser resolvido, reduzindo o tempo para solucionar a situação, sem a necessidade de ferramentas adicionais e com pleno controle sobre os dados que estão sendo trabalhados. Além dos tutoriais em vídeo curtos apresentando as operações, das mais simples às mais complexas. Isso torna a experiência e o nível de satisfação do usuário do sistema ainda melhores se comparado ao atendimento pessoal, como alternativa para casos mais complexos.
Uma evolução do suporte técnico tem sido chamado de atendimento 2.0, onde as empresas passam a usar as redes sociais para transformar a experiência de contato em um momento de troca, onde o cliente tem voz ativa e a informalidade gera mais empatia com a marca.
Na busca por tecnologia para controle de ponto é fundamental observar quais canais para contato a dispõe e como lida com o atendimento de suporte técnico.
6. Busca por uma solução em nuvem
A demanda por uma tecnologia para controle de ponto em nuvem surge por vários motivos e pode sempre cair na mesa errada. É mais comum que o responsável no RH pelo controle de ponto seja a escolha mais certa, porém, é altamente recomendado que as áreas de RH e TI atuem em parceria nesse processo de pesquisa e teste dos fornecedores do software.
Não basta se limitar aos links da primeira página de resultados do Google ou se deixar levar pelo volume de marketing digital, é preciso buscar por cases de referência, tanto em empresas privadas, quanto em órgãos públicos, além de indicações e pesquisas em plataformas como Reclame Aqui. É um processo que exige tranquilidade para buscar, analisar e testar antes de fechar.
É essencial também que o RH liste as necessidades operacionais e aponte quais recursos do sistema podem otimizar os processos, a tecnologia empregada no desenvolvimento do software, as questões técnicas de implantação do sistema e o impacto nos custos operacionais.
7. Histórico do fornecedor de software
A concepção de software mudou, de modo que, enquanto algumas empresas estão migrando para as nuvens, outras já nasceram nessa geração. Isso faz toda a diferença, pois não se trata apenas de qual tecnologia o desenvolvedor utiliza, mas a mentalidade com a qual desenvolve o produto final.
Antes de fechar com o fornecedor de software é importante conhecer a reputação e tempo da empresa no mercado, considerando que, ser mais antigo não significa ser o melhor, bem como ser mais nova, não significa ter a experiência necessária para atender grandes projetos. Também é importante conhecer os principais cases no modelo em nuvem da empresa e realizar diligências em um ou mais clientes do fornecedor.
8. Software em nuvem ou Instalação local
A maior vantagem da tecnologia para controle de ponto em nuvem é operar sem necessidade de instalação de software na rede do cliente, além de ter atualizações e melhorias automáticas de recursos e de segurança, backup sincronizado, redundante, em ambiente controlado por equipe especializada do data center, entre outros benefícios, tudo incluso no valor pago mensalmente.
Já o software de instalação local vem diminuindo por depender, por exemplo, dos altos custos de licença de uso do software e pagamentos extras para upgrades de versões, limitação e vínculo de usuário por equipamento, suporte técnico atrelado a algum plano de atendimento etc.
De qualquer forma, o modelo de operação em nuvem já é consolidado, o que significa mais vantagem em questões de tempo e dinheiro, especialmente para empresas com sedes em outras cidades, estados e países. A escolha por qual modelo de operação do software nesse caso também é recomendado que seja com o apoio do departamento de TI da empresa.
9. Importância do software se comunicar com o hardware de mais de um fabricante de relógio de ponto
Ao utilizar um software em nuvem que se comunica com mais de um fabricante – em uma inevitável quebra de um ou mais equipamentos – o cliente terá a liberdade de adquirir qualquer outro equipamento, de quaisquer marcas e modelos diferentes.
Outra vantagem do software em nuvem, especialmente, se for desenvolvido em GNU/Linux, a integração pode ser feita até mesmo com marcas e modelos que não sejam dos grandes fabricantes, requerendo apenas o protocolo de acesso do novo fornecedor para que a integração seja feita.
10. Portaria 671
Desde que a portaria 373 flexibilizou as modalidades de marcação de ponto frente aos avanços da tecnologia para controle de ponto em nuvem, surgiram muitas possibilidades de oferecer aos colaboradores mais conveniência no registro do ponto através de celular, tablet, desktop, laptop, relógio alternativo e hamster.
Com a portaria 671 o modelo de software em nuvem para controle de ponto se consolidou e traz ainda mais segurança para a empresa e seus funcionários, otimizando tempo e reduzindo custos operacionais de maneira significativa, bem diferente do tempo da portaria 1.510, onde havia gastos com manutenção dos relógios de ponto eletrônico, o consumo de bobinas e reposição de peças, armazenamento obrigatório dos equipamentos por anos etc.
11. Ordem de importância ao buscar por uma solução de controle de ponto em nuvem
A ordem pode variar, dependendo do tamanho do projeto, ou seja, se a implantação será para 50 ou 50 mil colaboradores. Contudo, a busca por uma tecnologia para controle de ponto em nuvem segue alguns requisitos básicos:
1. O software ser nativo em nuvem, ou seja, ter sido desenvolvido 100%, desde o início, no modelo em nuvem SaaS;
2. Integrar com o maior número de fabricantes de relógios de ponto eletrônico do mercado, por ainda ser um modo muito utilizado;
3. Utilizar uma linguagem de programação que facilita o tempo de customizações e a liberdade de licenças de uso, como o ambiente livre GNU/Linux;
4. Atender às demandas de empresas de pequeno, médio e grande porte;
5. Estar consolidada no mercado com grandes projetos, ou seja, rodando em grandes empresas privadas e órgãos públicos;
6. Oferecer uma interface amigável e que está em constante evolução.
12. Principais recursos em um software em nuvem para controle de ponto
Cada empresa possui demandas específicas, que necessitam de customizações. Contudo, para que o RH perceba uma melhora significativa nos processos, alguns recursos do sistema são essenciais:
1. Integrar com o sistema de folha de pagamento da empresa;
2. Gerar relatórios de absenteísmo por departamento;
3. Apresentar monitor de divergências dinâmico;
4. Oferecer modos diferentes para registro do ponto, como: aplicativo para celular e tablet, login laptop e desktop e integração com REP;
5. Enviar alertas e notificações por e-mail e SMS;
6. Integrar com os principais fabricantes de relógio de ponto eletrônico do mercado.
13. Como evitar perda de dados
Embora a segurança dos dados seja uma questão delicada, basta que o fornecedor do software atenda esses três requisitos básicos:
1. Fornecer o sistema em servidores redundantes. Isso irá garantir a continuidade do serviço e a salvaguarda dos dados;
2. Procedimento para Disaster Recovery Plan. Esse protocolo de segurança garante um backup dos dados para casos extremos, que venham a afetar todas medidas primárias de segurança;
3. Pentest. Corresponde a uma varredura de segurança executada regularmente para monitorar possíveis ataques, corrigir e aperfeiçoar protocolos de segurança.
14. Quando pagar ou não pagar por customizações no sistema
Ao solicitar a customização, a empresa de software irá considerar as seguintes perguntas para definir o tipo de orçamento:
1. A solicitação atende a necessidade de mais empresas da base?
2. Qual será o esforço do desenvolvimento?
3. Irá atender ao cliente sem complexidade?
4. Está de acordo ou não infringe leis trabalhistas?
A partir dessas três questões, o desenvolvedor poderá entender como vantajoso oferecer o recurso com custo bem reduzido de desenvolvimento ou até sem custo. Por isso, a escolha do fornecedor deve considerar o histórico e a forma como a empresa atua com seus produtos e clientes.
15. Como saber se faz sentido migrar para outra solução em nuvem
A migração para outra solução não precisa, nem deve, ser algo complexo. Algumas perguntas podem ajudar na análise e decisão desse processo. São elas:
1. Os recursos do meu sistema atual atende 100% das minhas necessidades?
2. O software é limitado na comunicação com apenas uma marca ou modelo de relógio de ponto eletrônico?
3. Qual o tempo necessário para a migração?
4. Estou preso a um contrato de fidelidade. Vale a pena bancar o custo da migração ou esperar a vigência do contrato?
5. O software promove a redução de custos operacionais?
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Conclusão
Nesse conteúdo apresentamos 15 informações essenciais para que os gestores de RH possam tomar conhecimento sobre tecnologia para controle de ponto em nuvem antes de decidir, seja em caso de migração para modelos mais avançados ou mudança de fornecedor.
Vale ressaltar a importância de buscar por fornecedores que permitam o teste gratuito do software, com acompanhamento técnico, antes de fechar qualquer contrato no modelo SaaS, para observar na prática os modos de coleta do registro do ponto, como pelo celular, login, tablet e relógio de ponto eletrônico.
