A Portaria n.º 1510, publicado em 21 de agosto de 2009, é um regulamento redigido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que disciplina as regras de obrigatoriedade e utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) nas micros e pequenas empresas.

Essa norma regulamenta como deve ser feito o controle eletrônico da jornada de trabalho dos empregados, ou seja, o registro das entradas e saídas. O equipamento que possibilita fazê-lo é chamado de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e ele possui as seguintes funções:

• registrar a jornada de trabalho;
• emitir documentos fiscais;
• realizar controle de natureza fiscal em relação à jornada de trabalho.

De acordo com o MTE, a Portaria tem a finalidade de preservar os direitos dos trabalhadores no que diz respeito às horas extras e carga horária excessiva, pois o sistema impede que os registros sofram manipulações ou sejam excluídos, garantindo mais eficácia, integridade e confiabilidade a eles.

Quais são os principais pontos dessa norma?

A norma impactou de diversas formas a rotina do departamento pessoal e da companhia em geral. Os principais regramentos impostos por essa legislação são:

• está proibido impor qualquer tipo de restrição à marcação de ponto, marcadores automáticos e alteração dos dados registrados;
• estabelecimento dos requisitos mínimos legais para o funcionamento do REP (que serão listados posteriormente);
• obrigação da emissão de comprovantes da marcação de cada registro realizado no REP;
• imposição de especificações para os programas que tratarão das informações geradas pelo REP;
• determinação do formato dos arquivos digitais de registro e relatórios que o empregador deverá armazenar e apresentar aos órgãos fiscalizadores do trabalho quando requisitado.

O que mudou com a vigência da Portaria 1510?

Antes da criação da norma, o controle de ponto era bastante suscetível a fraudes, erros de anotação dos horários pelos colaboradores, entre outros incidentes. Isso causava excessivo prejuízo para as empresas, pois em vários casos elas arcavam com custosas indenizações trabalhistas.

Com a obrigação do uso do REP e a proibição de quaisquer atos que desvirtuem os fins do registro, eles se tornaram mais precisos, transparentes e condizentes com a realidade, trazendo maior segurança jurídica. Além disso, proporcionou a minimização de conflitos sobre os pontos e melhorou a relação entre a empresa e o colaborador.

Há outros modos de registrar o ponto?

São três as formas que o empregador pode controlar a entrada e saída dos seus colaboradores:

• manual: o empregado insere à mão, em uma folha de ponto ou livro, todos os dias: a hora em que chega no trabalho, iniciam e retornam do almoço e finalizam sua atividade;
• mecânica: cada funcionário possui um cartão que deve ser inserido no relógio de ponto nas mesmas situações listadas anteriormente;
• eletrônica: método mais moderno, o registro pode ser feito por leitura biométrica, da leitura de um cartão por proximidade ou pela digitação da senha pelo colaborador.

É nesse último método que se deve utilizar o sistema REP. Além disso, todos os empregadores que adotam o registro eletrônico devem realizar o Cadastro do REP (CAREP) no domínio oficial do MTE. Também deve ser implementado o Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP).

Quais são os requisitos do REP?

O artigo 4º da Portaria impõe diversas especificações técnicas mínimas para o funcionamento do REP na companhia, pois, sem elas, o aparelho não estará apto para funcionamento de acordo com a legislação. Confira um breve resumo da lista desses requisitos abaixo:

• relógio interno com contagem em tempo real;
• o relógio deve funcionar ininterruptamente por um período de 1.440 horas na ausência de energia elétrica;
• visor que demonstra horários em horas, minutos e segundos;
• mecanismo impressor em bobina de papel, que permita impressões por mais de cinco anos;
• forma de armazenamento permanente, em que os dados não podem ser alterados ou apagados — a tecnologia é chamada de Memória de Registro de Ponto (MRP);
• meio de armazenamento chamado de Memória de Trabalho (MT), em que serão armazenados os dados necessários às atividades do REP;
• porta USB externa, chamadas de Porta Fiscal, sua finalidade é exportar dados de MRP para Auditor-Fiscal do Trabalho;
• o REP também não deve depender de outro aparelho externo para marcar ponto;
• a marcação de pontos será paralisada se o REP necessitar de comunicação com outro equipamento, como efetuar carga e leitura de informações.

Como posso verificar se o REP está registrado no MTE?

A página oficial do MTE disponibiliza uma página onde o empregador pode verificar as informações de todos os REPs registrados o Ministério.

O domínio ainda dispõe de uma lista de órgãos técnicos e credenciamento, um formulário pronto para solicitação de atualização do equipamento e de registro de REPs.

Quais são as vantagens e desvantagens da Portaria?

É importante estar ciente de que a Portaria proporciona vantagens e desvantagens a uma empresa. Confira quais são elas a seguir.

Vantagens

• maximiza a confiabilidade dos dados, pois a norma exige que o REP tenha sua memória protegida e lacrada, impedindo que outros acessem seus dados internamente;
• permite que seja utilizado o Arquivo Fonte de Dados (AFD) para comprovar a legitimidade da jornada de trabalho em eventual ação trabalhista;
• aumenta a disciplina na marcação do ponto pelos funcionários, pois eles terão em mãos o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido pelo REP;
• equipe contábil ou escritório de contabilidade contratado, junto com os gestores de Recursos Humanos (RH), terão acesso facilitado aos dados do empregado, otimizando a geração de folha de ponto, análise das horas extras e registro de faltas.

Desvantagens

• haverá custos com a substituição de aparelhos para adequação à Portaria;
• nas organizações nas quais estão alocados fisicamente empregados de mais de uma empresa, é preciso adquirir um equipamento para cada uma delas.

Para minimizar as desvantagens, reduzindo a necessidade de troca de equipamentos, o administrador deve optar por fornecedores de equipamentos que sejam conceituados pela qualidade de seus produtos e serviços de manutenção.

Também é relevante saber que a manutenção do REP só pode ser realizada por profissionais credenciados pelos fabricantes. Portanto, recomenda-se que seja contratado um fornecedor com uma ampla rede serviços, pois ele terá profissionais disponíveis para atendimento em várias regiões.

A Portaria sofreu atualizações?

As disposições dessa norma têm sido contestada por vários anos, diante da necessidade de atualização e alteração de seu conteúdo, o MTE editou e publicou a Portaria n.º 373 de 25 de fevereiro de 2011, que dispõe alternativas eletrônicas para as formas de controle de jornada de trabalho.

Os sistemas alternativos devem ser aprovados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho (CCT) ou (ACT). Usar o ponto por exceção obriga a companhia a disponibilizar para seus funcionários a consulta de quaisquer informações sobre a Folha de Pagamento, até a data do efetivo pagamento.

E a marcação automática, vai ser permitida?

Semelhante à Portaria 1510, o artigo 3º da Portaria 373 também impõe que o sistema não deve permitir a marcação automática do ponto, exigência de autorização prévia para marcar a sobrejornada e alterar ou excluir dados sobre os registros.

O mesmo artigo ainda impõe que esse ponto deve estar disponível no ambiente de trabalho, permitir a identificação do empregador, do funcionário e a consulta das marcações de ponto realizadas pelo empregado.

Entretanto, a norma não aponta como a alternativa operará na prática, por isso a maior parte das empresas brasileiras optam pelo REP tradicional (da Portaria 1510) para evitar futuros conflitos com a fiscalização do MTE. Isso não confirma que o meio alternativo é mais prejudicial, existem alguns que são considerados mais eficazes e econômicos que os tradicionais.

Equipamentos já comercializados podem ser atualizados

A portaria 1510 afirma que os equipamentos já comercializados podem ser alterados com a finalidade de:

• melhorar seu desempenho;
• aprimorar a segurança;
• corrigir erros de funcionamento.

Percebe-se que a norma já prevê que os REPs podem apresentar defeitos, tornando necessário uma atualização de seu software (programa) ou hardware (peças físicas).

Mas ainda não existe um procedimento específico para isso e não há previsão de quem arcará com os custos, qual o prazo para as alterações, entre outros detalhes.

O empregador pode desenvolver seu próprio SREP

É plenamente possível que a empresa desenvolva o próprio aplicativo para ser usado na empresa, desde que ele atenda a todos os requisitos da portaria e siga os procedimentos de certificação e cadastro pelo MTE.

O REP pode emitir um comprovante de marcação por dia

O aparelho emitirá um comprovante em todas as batidas de ponto.

A Portaria 1510 impõe que o REP deve funcionar por 1.440 horas sem energia

Esse é um detalhe bastante importante, pois a norma afirma que o funcionamento por 1.440 horas no caso de falta de energia se aplica somente ao relógio interno do aparelho e não em todas as suas funções.

A companhia pode usar um sistema eletrônico em um setor e manual em outro

Não há nenhuma restrição legal quanto ao uso variado de sistemas entre os departamentos ou estabelecimentos da empresa.

O REP pode ter função de catraca ou fazer parte dela

A tecnologia deve ser utilizada exclusivamente para o registro de ponto e não podem ser vinculada a outra funcionalidade, como uma catraca de acesso ao ambiente de trabalho.

Podem ser incluídas outras informações no REP, como horário de trabalho, férias etc.

Sua única função é o controle de ponto. Portanto, o REP não poderá operar com outras questões trabalhistas. O cálculo de férias, horário contratual do empregado, entre outras informações relativas ao funcionário, deverão ser realizadas no Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Se você está se perguntando como será informado se o ponto marcado foi de entrada ou saída do funcionário, já que o ERP apenas marca o ponto e não inclui esse dado. Saiba que a informação será acrescentada com o Programa de Tratamento utilizado pela empresa.

O REP pode registrar pausas para garantir a saúde do trabalhador

Diversas legislações trabalhistas impõem regras sobre outros tipos de pausas além do horário para alimentação e descanso do trabalhador. Um exemplo é o item 17.6.4 da NR 17 do Ministério do Trabalho, que dispõe sobre o descanso de 10 minutos para cada 50 minutos para digitadores.

Nesse caso, o empregador deverá utilizar uma forma de controle que não seja o registro de ponto para comprovar as pausas dos colaboradores.

Os fabricantes de ERP não são obrigados a fornecer o Programa de Tratamento juntamente ao aparelho

O fornecimento do programa é opcional pelo fabricante.

Quais entidades não precisam seguir a Portaria 1510?

Os órgãos públicos não precisam seguir os ditames da Portaria 1510, pois seus operadores não são contratados sob o regime da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) — eles seguem legislação própria para servidores públicos.

De acordo com o previsto na Portaria 373, é possível que os sindicatos façam acordos que livrem as organizações de cumprirem essa obrigação, porém haverá resistência e conflitos do Ministério Público do Trabalho (MTE).

Além desses casos, também existe a possibilidade das empresas e associações obterem sentenças judiciais que a isentam do cumprimento dessa exigência legal, mas cada situação será avaliada separadamente.

Por que devo adequar a empresa à Portaria? Há consequências pelo seu descumprimento?

É importante que a norma não seja negligenciada, pois as companhias que não estudarem e aplicarem seus dispositivos conforme está previsto poderão arcar com onerosas sanções. Veja, abaixo, os principais problemas causados pelo não cumprimento da legislação.

Imposição de multa

Se o ponto eletrônico for utilizado de forma diversa da prevista na norma, não poderá ser usado para comprovar a jornada de trabalho dos colaboradores. Dessa forma, a companhia arcará com multas aplicadas pelo MTE.

Apreensão dos equipamentos

Conforme o artigo 29 da Portaria, caso seja comprovada a adulteração dos horários, bloqueios na marcação e utilização de programas que permitam alteração dos dados, o Fiscal do Trabalho apreenderá todos os aparelhos e documentos e copiará os dados necessários para comprovar o ato ilícito (ilegalidade).

Processos administrativos e judiciais

O Fiscal do Trabalho que apreendeu os equipamentos elaborará um relatório relatando o fato e o enviará ao Ministério Público do Trabalho (MPT) para que sejam tomadas as medidas necessárias, ou seja, processos judiciais e administrativos.

Lembre-se de que o empregador deve comprovar a jornada de trabalho dos seus funcionários. Sem o ponto, a empresa estará desamparada de provas em eventual conflito judicial com um ex-funcionário, o que a fará arcar com indenizações alegadas pela parte contrária.

Por que devo modernizar minha empresa e adotar o controle eletrônico de ponto?

Atualmente, a tecnologia é uma grande aliada do homem em todos os aspectos de sua vida, inclusive no seu trabalho. Os avanços tecnológicos transformaram os processos das organizações de todos os tamanhos e ramos.

Com a rápida evolução da tecnologia e do mercado, investir em equipamentos de ponta se torna cada vez mais acessível, de acordo com a pesquisa Information Technology, 97% das grandes empresas se modernizam para atender às necessidades do mercado e do público.

Esse grande número é devido ao fato de que a informatização garante um amplo número de frutos ao negócio. Entre os pontos que podem ser modernizados dentro de uma empresa, é possível considerar, também, a adoção de ponto eletrônico. Confira suas principais vantagens:

• traz maior eficiência na análise dos dados extraídos do aparelho;
• concede maior segurança e proteção dos dados, tanto para o colaborador quanto para a empresa;
• garante informações reais, precisas e transparentes;
• aumenta a confiança entre o empregador e o funcionário;
• automatiza e otimiza processos das empresas;
• reduz custos com recursos como papéis e impressões;
• elimina falhas humanas como erros de escrita, perda de dados etc.

Apesar de o controle eletrônico trazer essas vantagens, a Portaria 1510 e a CLT são rígidas e punitivas. É necessário que o empregador aprimore a gestão do ponto eletrônico para minimizar seus riscos e aproveitar todos os benefícios listados simultaneamente.

Como posso melhorar a gestão do ponto eletrônico?

Existem softwares que auxiliam no administrador na apuração eficaz da entrada e saída de seus colaboradores. Mas algumas plataformas vão além, como o ifPonto. A plataforma STOU reúne os recursos essenciais do legado ifPonto para otimização de tempo e redução de custos operacionais.

Em outras palavras, as informações são coletadas automaticamente, no mesmo instante da marcação, seja por relógio de ponto eletrônico, laptop ou smartphone, gerando diversos gráficos, relatórios dinâmicos, alertas de divergências, eventos e muitos outros recursos que permitem, ao gestor do sistema, autorizar o acesso a quantos usuários quiser, de qualquer lugar do mundo, simultaneamente, usando qualquer dispositivo conectado à internet.